שאלות נפוצות

אחד הרישומים החשובים שוועד הבית צריך לנהל נוגע לכספים שהוא גובה, כדמי ועד חודשיים וגבייה נוספת בעת הצורך, אל מול ההוצאות המשולמות מחשבון בנק ועד הבית. רישום כזה מנוהל על ידי גזבר ועד הבית ומכונה דו"ח הכנסות הוצאות, חשוב שניתן יהיה לשייך חשבוניות מבעלי מקצוע בגין תשלומים שבוצעו. בבניינים המנוהלים על ידי חברת ניהול היא האמונה גם על רישום דו"ח הכנסות והוצאות.

לאחר שהחלטה על מסירת ניהול בית משותף התקבלה באסיפת דיירים (זכתה לרוב של שני שליש לפחות בהצבעה) אין צורך לכנס אסיפת דיירים מיוחדת רק לצורך החלפת חברת הניהול. נציגות הבניין (ועד הבית) תפעל בנושא (תפנה לחברות ניהול, תקבל הצעות מחירוכו'), תערוך מכתב מסודר בעניין ותעביר אותו לחתימת בעלי הדירות והדיירים. ועד הבית יוכל להחליף את חברת הניהול ברגע ששני שליש לפחות מן הדירות הביעו נכונות לכך.

חוק המקרקעין קובע כיצד יש לטפל בבעיות אופייניות שונות בבתים משותפים. כך למשל כאשר בעלים או דיירים בדירה מסוימת אינם מעבירים דמי ועד בית באופן סדיר. מכתב לפני נקיטת הליכים נדרש לעיתים כשלב הכרחי לפני שניתן להמשיך לפעול במישור משפטי או מעין משפטי (פניה לאגודה לתרבות הדיור למשל או למשרד רשם המקרקעין).

מי ששוכרים דירה בבית משותף יכולים להציע עצמם כמועמדים לכהן בוועד הבית ואף להיבחר לתפקיד (בהצבעה בעניין באסיפת דיירים) ובתנאי שקיבלו תחילה ייפוי כוח מתאים מבעל הדירה שהם שוכרים. ייפוי כוח כזה יימסר לוועד הבית ויתויק בתיק הבניין.

ישנם נושאים בבית משותף שניתן לקדם רק באמצעות העברת החלטה בדרך של קבלת הרוב הנדרש בהצבעה הנערכת במסגרת אסיפת דיירים. חשוב מאוד לרשום פרוטוקול באסיפת דיירים, לציין שמות המשתתפים, הנושאים שעלו על סדר היום, תמצית דברים שנאמרו ותוצאות הצבעות שנערכו. פרוטוקולים כאלה יש לתייק בתיק הבניין.

כדאי לכלול שירות נוסף במסגרת חבילת שירותי הניהול והאחזקה השוטפים אם ידוע שמדובר במשהו שיחזור על עצמו מדי תקופה מסוימת, ארוכה יותר או פחות. כך למשל בכל הקשור למאגרי מים נדרש טיפול שנתי אולם מדי כמה שנים צריך שיפוץ מקיף יותר הכולל איטום מחדש, צביעה, שיפוץ מכסים ועוד.

בכל הקשור לטיפול בנושאים שמעבר לחבילת שירותי הניהול והאחזקה השוטפים חשוב מאוד לוודא שהעניין נמסר לביצוע לידי בעלי מקצוע איכותיים הגובים מחיר הוגן. חברת הניהול תדע לסייע בהכוונה וגם תוכל לטפל בעניין כולו עבורנו אולם מומלץ לאסוף גם מידע באופן עצמאי, לפנות לבעלי מקצוע מן התחום הרלוונטי, ללמוד מעט על הנושא ולהבין אם הפתרון המוצע לנו על ידי חברת הניהול הוא אכן איכותי ומשתלם.

כשצריך לטפל בעניין החורג מחבילת שירות הניהול והאחזקה ניתן לבחור לפתור את הנושא באופן עצמאי, להיעזר בחברת הניהול או למסור את העניין כולו לידיה. ניסיון למצוא פתרון במחיר משתלם עשוי להתברר כלא כדאי אם נטעה ונבחר בעל מקצוע שיבצע עבודה לא איכותית מספיק. לרשות חברת הניהול מאגר בעלי מקצוע איכותיים והיא יכולה גם להשיג הצעות מחיר נוחות במיוחד בזכות הקשר הקבוע עימם.

תמחור שירות נוסף יעשה לפי הצעת מחיר שייתנו בעלי מקצוע שמתמחים בביצוע המלאכה שעל הפרק. כך למשל כאשר חברת ניהול נכס נדרשת לטפל באיטום גג של בניין שעל ניהולו היא אמונה החברה תפנה לכמה בעלי מקצוע עימם היא כבר שיתפה פעולה בעבר (ואולי גם כמה חדשים), תקבל הצעות מחיר ותבחר בזו המתאימה ביותר לצרכי בעלי הדירות והדיירים בבניין.

ככל שמדובר בניהול ואחזקת נכסים ישנם נושאים רבים שיש לתת להם מענה ברובם המוחלט של המקרים, ניקיון האזורים המשותפים בבית משותף למשל, כמו גם גינון או אחזקת המעלית. ישנם גם נושאים שחברת ניהול נכסים איכותית תוכל לספק פתרונות עבורם ואשר נמצאים מחוץ לתחום השירותים הכלליים הרגילים. כך למשל שיפוץ בניין, שירות הדברה, טיהור מאגר המים, איטום הגג ועוד.