בחירת ועד בית שבאחריותו לדאוג לניהול הנושאים המשותפים בבניין, כגון ניקיון הלובי וחדר המדרגות, טיפוח הגינה, אחזקה שוטפת של המעלית ועוד, אינו עניין הנתון לבחירה. חוק המקרקעין מחייב בעלי דירות בבניין משותף לקיים אסיפת דיירים אחת לשנה לפחות כאשר במעמד זה יש לבחור, בהצבעה, נציגות לבניין, מקרב מי שמעוניינים להתנדב לתפקיד.
ועד הבית פועל בשם בעלי הדירות והדיירים (מי ששוכרים דירות בבניין) מול הרשויות ומול ספקי שירותים. גם בבניין שניהולו הועבר לחברה המתמחה באחזקת מבנים מוכרח להיות ועד בית הדואג לקשר מול אותה חברה ומטפל בכל עניין חריג שאינו נופל בגדר סמכויותיה של חברת הניהול.
כדי לכסות את ההוצאות הדרושות לאחזקת הבניין ועד הבית אוסף מדי חודש דמי ועד בית מכל הדירות בניין. גובה התשלום והאופן הוא נחלק בין הדירות נקבע באסיפת דיירים. כך למשל ניתן לקבוע שכל דירה משלמת סכום זהה ללא תלות בגודלה היחסי או במספר הנפשות בה. לחילופין, תיתכן חלוקה לפי גודל יחסי (דירות גדולות יותר ישלמו דמי ועד גבוהים יותר).
חשוב לדעת שחברות בוועד הבית היא התנדבותית, חברי הוועד אינם רשאים לקבל תשלום או כל תגמול אחר בתמורה לשירות שהם מבצעים עבור כלל בעלי הדירות והדיירים. עוד כדאי לדעת שגם דירות העומדות ריקות מחויבות בתשלום דמי ועד בית, אלא אם נקבע אחרת בתקנון הבניין.
ישנם בניינים, במיוחד בתים משותפים ישנים בהם נגבים דמי ועד נמוכים (בגובה עשרות שקלים בחודש), בהם דמי הוועד נגבים במזומן. חשוב לדעת שהתנהלות כזו נוגדת את הוראות חוק המקרקעין המחייבות פתיחת חשבון בנק המשמש את ועד הבית. חשבון בנק ועד בית הוא בעל מאפיינים ייחודיים שבעלי דירות בבית משותף, במיוחד מי מהם שהתנדבו לוועד הבית, צריכים להכיר.
ניהול כספים בחשבון בנק ועד בית
אין מניעה שאדם בודד יכהן כוועד בית, במקרה כזה אדם זה יהיה יו"ר הוועד והגזבר גם יחד.
בדרך כלל ועד בית מונה שני אנשים לפחות, לרוב שלושה. חברי הוועד עצמם בוחרים יו"ר וגזבר (לעיתים היו"ר נבחר בהצבעה באסיפת הדיירים).
אחד מתפקידיו של הגזבר הוא לנהל רישום בפנקס הוועד ובו מתועדות תנועת כספים אל חשבון בנק ועד הבית וממנו. רישום כזה מבטיח מעקב עדכני אחר מי ששילמו את דמי הוועד ומי שחייבים כספים שיש לדאוג לגבייתם. רישום ההוצאות, כשלצידם פירוט נסיבות ביצוע התשלומים, מבטיח מעקב אחר האופן בו משתמש הוועד בכסף שנאסף מבעלי הדירות והדיירים. רישום כזה הוא חשוב מאוד היות וניהול מדויק שלו מבטיח שניתן יהיה ליישב בקלות מחלוקות אודות כספי הוועד.
חשוב להבין שחוק המקרקעין מחייב ניהול פנקס גביית דמי ועד והוצאות מחשבון בנק ועד בית ורישום כזה, כל עוד ניכר שהוא מנוהל היטב, יכול לשמש ראייה קבילה במקרים בהם יש צורך בבירור, אצל רשם המקרקעין, אודות גורל כספים שנגבו כדמי ועד.
פתיחת חשבון בנק ועד בית
חשבון בנק ועד בית נפתח במיוחד כדי לשמש את ועד הבית וכך הוא מוגדר בבנק. כדי לפתוח חשבון כזה יש להמציא לבנק פרוטוקול מאסיפת הדיירים בה נבחרו חברי הוועד. ישנם בנקים הדורשים דוגמא של חותמת הוועד. נציג הוועד המטפל בפתיחת חשבון הבנק יציג בפני פקיד הבנק את תעודות הזהות של חברי הוועד ובבנק יישמר צילום שלהן. על הפרוטוקול יהיו חתומים בעלי הדירות בבניין ודיירים שקיבלו ייפוי כוח מבעלי הדירה אותה הם שוכרים.
במעמד פתיחת חשבון בנק ועד בית יוגדרו מורשי חתימה בחשבון, בדרך כלל יהיו אלה הגזבר ונציג נוסף מן הוועד, על פי רוב יו"ר הוועד. ישנם בנקים המוותרים על הצורך לחתום בחותמת הוועד על צ'קים באמצעותם מבוצעים תשלומים מחשבון הבנק של ועד הבית.
הגבלות על חשבון בנק של ועד בית:
- חשבון בנק ועד בית נפתח מלכתחילה כחשבון המיועד לשמש את ועד הבית של בניין מסוים. חשבון כזה לא יכול להתנהל ביתרת חובה ולא ניתן יהיה להוציא כרטיס אשראי לחשבון.
- תשלומים מן החשבון ניתן יהיה לבצע רק כל עוד יש בו מספיק כסף לכסות את ההוצאה והעברת הכספים עצמה תעשה באמצעות צ'ק או בהעברה בנקאית.
- חשבון בנק ועד בית זכאי לתנאים מיוחדים בבנק כגון עמלות מוזלות ומסלולי שירות ייחודיים.
- מומלץ לערוך סקר שוק ולבחור לפתוח חשבון בנק ועד בית בבנק המעניק את התנאים הטובים ביותר.
יתרה בחשבון הבנק ועד בית
לעיתים קורה שהוצאות ניהול הבניין נמוכות מכפי שתוכנן ובה בעת גביית כספי הוועד מתנהלת ללא קושי, למשל בזכות העובדה שבעלי הדירות והדיירים דאגו להוראות קבע לצורך העברה חודשית של הסכום שנקבע כדמי ועד ישירות מחשבון הבנק שלהם לחשבון הבנק של ועד הבית. חשוב לדעת שאין לנסות לבצע השקעות עם כספים בחשבון בנק של וועד בית, ניתן להחזיר כספים לבעלי הדירות והדיירים, להציע פרויקטים מיוחדים שניתן לממן באמצעות הכספים שהצטברו, להחליט להפחית את דמי הוועד או להפסיק לגבות לתקופה מסוימת.
חשוב לדעת שחשבון בנק ועד בית נועד לניהול השוטף של הבניין. במקרה של צורך במימון פרויקט חריג, שיפוץ האזורים המשותפים למשל, יש לפתוח חשבון נוסף במיוחד לצרכי הפרויקט שעל הפרק. הפרדה כזו נחוצה כדי לשמור על חלוקה ברורה בין דמי הוועד שממשיכים לשמש לכיסוי ההוצאות השוטפות וסכומים חריגים הנגבים לצורך מימון הפרויקט.
ניהול פנקס ועד בית
כאמור ישנם בניינים בהם ועד הבית מנהל את תקציב הוועד ללא חשבון בנק, במזומן או תוך שימוש בחשבון בנק פרטי של אחד מחברי הוועד. מצב כזו הוא פתח לצרות, קשה יהיה להוכיח שימוש נאות בכספים, והתנהלות כזו אינה תואמת את דרישות חוק המקרקעין. ניתן לחייב את ועד הבית לפתוח חשבון בנק באמצעות פנייה בעניין למשרד רשם המקרקעין האזורי. פנייה כזו תתברר כפניית סכסוך בין שכנים.
ישנם כללים מכוח החוק והפסיקה המחייבים ניהול חשבון בנק ועד בית בדרך מסוימת. עם זאת, נותר מרווח רחב הנתון לשיקול דעתם של בעלי הדירות והדיירים ובמיוחד של חברי הוועד. חשוב לדעת שעל דרישה מרכזית אחת לא ניתן לוותר, חשבון בנק ועד בית מוכרח להתנהל בשקיפות מול בעלי הדירות והדיירים בבניין כמו גם מול הרשויות. ניהול פנקס ועד בית ובו רישום כל הפקדה והוצאה מן החשבון והצגת התיעוד בו לכל שכן המבקש לעיין בו היא דרך מצוינת לשמור על השקיפות הנדרשת. פנקס כזה, המנוהל באופן גלוי ושקוף, יהיה קביל בכל בירור מול רשם המקרקעין ואפילו, אם הדברים מגיעים עד כדי כך, בבית משפט.
חשוב מאוד שוועד הבית יפתח חשבון בנק וינהל את כספי הוועד באחריות ובשקיפות. לפתחם של בתי המשפט הגיעו לא מעט מקרים של חשד למעילות בכספי הוועד כאשר חלקם התבררו כמוצדקות ובחלקן נמצא שהוועד ניהל את ענייני הבניין ללא דופי. ניהול תיעוד מדויק מבטיח שתהיה דרך להוכיח שימוש תקין בכספים שנגבו כדמי ועד בית.
