תוכן העניינים
טפסים לניהול ועד בית
בלתי אפשרי לנהל בית משותף ללא שימוש מסודר בניירת. רישום פרוטוקול ותיעוד תוצאות הצבעות הנערכות באסיפת דיירים, שימוש נכון במגוון טפסים, מעקב אחר גביית דמי ועד בית אל מול סכומים ששולמו מקופת הוועד, מכתבי התראה לדיירים, ייפוי כוח שמעניק בעל דירה לדייר שיוכל לתפוס מקומו באסיפת דיירים, כל אלא ועוד הם חלק בלתי נפרד מן החיים בבית משותף. חשוב להבין שניהול תיק בניין מסודר ושימוש נכון בניירת הוא הכרחי בין אם מדובר בבית משותף שאחזקתו נמסרה לידי חברה המתמחה בניהול בניינים ובין אם מדובר בבית משותף בו ועד הבית הנבחר מטפל בעצמו באחזקה השוטפת וביצוע תיקונים ושיפוצים בעת הצורך.
ריכזנו עבורכם את כל הטפסים השימושיים לניהול בניין משותף, כולל נוסחים מוצעים לדוגמא. עוד תמצאו כאן הסברים מפורטים בנוגע לדרכי רישום מומלצות עבור מגוון רחב של מצבים אופייניים שלא ניתן לטפל בהם ללא ניירת נלווית מתאימה.
טפסים להורדה:
מכתב התראה לפני נקיטת הליכים משפטיים
פרוטוקול אספות דיירים
חוק המקרקעין מחייב קיום אסיפת דיירים בכל בית משותף בישראל אחת לשנה לפחות.
לא פעם נדרשות אספות דיירים נוספות (שלא מן המניין) כדי לקבל החלטות בעניינים שוועד הבית או בעלי דירות ודיירים בבניין רוצים להעלות על סדר היום.
חשוב מאוד להבין שללא רישום ותיוק פרוטוקול מסודר אודות הנושאים שעלו על סדר היום באסיפת הדיירים, הדברים שנאמרו בעניינם ותוצאות הצבעות שנערכו, עלולים להתעורר עימותים בין מי שזוכרים כך ומי שבטוחים שהדברים התנהלו אחרת.
בכל אסיפת דיירים, אחד ממשתפי האסיפה ימונה לנהל רישום פרוטוקול (בדרך כלל אחד מחברי ועד הבית). בבתים משותפים שניהולם נמסר לידי חברת ניהול מקצועית ואיכותית, דוגמת האוס פלוס House Plus, האחריות לרישום פרוטוקול מדויק ייפול על כתפיה ומ=נציג חברת הניהול יהיה נוכח באסיפה, יסייע לדיירים לקיים אסיפה יעילה ועניינית ויערוך רישום פרוטוקול מסודר שכל אחד ממשתתפי האסיפה יוכל להתרשם ממנו (הפרוטוקול יתויק בתיק הבניין).
בפרוטוקול האסיפה יירשם התאריך בו התקיימה, כתובת הבית המשותף, מי השתתפו באסיפה, נציגים של אלו דירות נעדרו ממנה, הנושאים שעלו על סדר היום, דברים שנאמרו לגבי כל נושא כזה (בתמציתיות), תוצאות הצבעות שנערכו, סיכום החלטות שנתקבלו.
את הפרוטוקול יש לתייק באופן מסודר (רצוי גם דיגיטלית וגם בקלסר נייר) כך שניתן יהיה להיעזר בו בעתיד במידה הצורך. חשוב להבין שפרוטוקולים מאספות דיירים יכולים לשמש בהליכים מול הרשויות (מול רשם המקרקעין למשל או בבירור משפטי כזה או אחר).
פרוטוקול בחירת ועד בית
אחד מהנושאים החשובים ביותר שמטופלים באסיפת דיירים הם מינוי נציגות לבית המשותף, או במילים אחרות בחירת ועד בית. חשוב לדעת שחוק המקרקעין קובע שלכל בית משותף בישראל תהיה נציגות בעלת סמכויות לפעול באופנים שונים בשם כלל בעלי הדירות והדיירים בבניין (כך למשל מול בעלי מקצוע המבצעים עבודות בבניין, מול הרשויות, מול חברת ניהול שנבחרה לטפל בניהול הבניין ועוד).
חשוב לדעת שעבור פרוטוקול בחירת ועד בית נהוג לערוך רישום מפורט יותר מאשר בנוגע לעניינים אחרים העולים באספות דיירים.
בפרוטוקול בחירת ועד בית יירשמו פרטי חברי הוועד, מי נבחר לכהן כיו"ר, מי יכהן כגזבר, פרטי חשבון בנק ועד הבית, חתימת נציגי הדירות שהשתתפו באסיפת הדיירים בה נבחר ועד הבית ועוד. חשוב מאוד לתייק פרוטוקול בחירת ועד בית בתיק הבניין.
ייפוי כוח לשוכר
חשוב לדעת שהזכות להשתתף, להעלות נושאים לדיון, להציע הצעות, להביע עמדות ולהשתתף בהצבעות הנערכות במעמד אסיפת דיירים מוקנית מכוח חוק המקרקעין לבעלי דירות בבית משותף. מי ששוכרים דירה בבניין, כמו גם בני משפחה הגרים בדירה כזו אך אינם רשומים כבעליה, לא רשאים לבצע דברים כגון אלה שתוארו לעיל אלא אם קיבלו לפני כן ייפוי כוח מתאים מבעל הדירה.
ייפוי כוח לשוכר הוא טופס נפוץ ושימושי מאוד עבור משכירי דירות בבתים משותפים, ומי ששוכרים דירות כאלה. בעלי דירות המעוניינים לאפשר לשוכר להשתתף באספות דיירים, להצביע ואפילו להציע עצמם כמועמדים לשמש בוועד הבית, מוכרחים לערוך ייפוי כוח מתאים אותו השוכר ימסור לנציגות הבניין (ועד הבית) ואשר יתויק בתיק הבניין.
מכתב התראה לדייר לפני נקיטת הליכים
מכתב התראה לפני נקיטת הליכים משפטיים
ייתכנו נסיבות שונות בהן נציגות הבניין נאלצת לנקוט הליכים משפטיים (או מעין משפטיים, בירור במשרדי רשם המקרקעין למשל) כנגד בעלי דירות או דיירים בבית משותף.
חשוב מאוד לקחת בחשבון שתזכורת עניינית במועד הנכון בכוחה פעמים רבות לפתור מצבים כגון אלה בטרם הם מתדרדרים לכדי עימות העלול להיגרר על פני זמן רב. לא זו בלבד אלא שחוק המקרקעין עצמו מחייב מסירת התראה בכתב לבעלי דירה או דיירים בבית משותף בטרם נוקטת נציגות הבניין הליכים כנגדם.
במכתב התראה לדייר לפני נקיטת הליכים יש לפרט תאריך עריכת המכתב ותאריך המסירה (להחתים את הדייר או לשלוח בדואר רשום עם אישור מסירה). בנוסף יש להבהיר, תחת כותרת מתאימה, שמדובר במכתב התראה לפני נקיטת הליכים, לפרט מה נדרש מן הדייר לעשות (למשל, לפנות, עד מועד מסוים, ציוד שבחר לאחסן באזור הנמצא בבעלות משותפת) ולציין אלו הליכים יינקטו אם הדייר יבחר להמשיך בסירובו להיענות לדרישות החוזרות והנשנות מצד ועד הבית או חברת הניהול.
הודעה על קיום אסיפת דיירים חוקית
חוק המקרקעין מחייב קיום אסיפת דיירים בכל בית משותף אחת לשנה לפחות. החוק מחייב בחירת נציגות לבניין, היא המכונה "ועד בית", נציגות זו אמונה על קיום אספות דיירים שנתיות כנדרש. באסיפה השנתית נבחר ועד הבית מבין נציגי דירות המעוניינים להציע עצמם לכהן בתפקיד.
חשוב לדעת שוועד הבית רשאי לזמן אספות דיירים נוספות, מלבד זו השנתית שחוק המקרקעין מחייב לערוך. אספות כאלה עשויות להידרש כאשר יש לקבל החלטות בעניינים כגון הוצאה לפועל של פרויקט מיוחד (התקנת מערך מצלמות אבטחה למשל), קבלת החלטה אודות מסירת הטיפול באחזקה השוטפת לחברה המתמחה בניהול בתים משותפים, מינוי חברי ועד חדשים במקום כאלה המבקשים להפסיק לאלתר מלכהן בתפקיד (חברות בוועד הבית היא התנדבותית ולא ניתן לחייב חבר ועד שאינו מעוניין עוד בתפקיד להמשיך ולבצע אותו).
עוד חשוב לדעת שגם בעלי דירות ודיירים בבניין (שקיבלו ייפוי כוח מתאים מבעלי הדירה) יכולים לפעול כדי לכנס אסיפת דיירים, בין אם תוך פניה לוועד הבית בבקשה שיקדם עניין זה או, אם ועד הבית אינו משתף פעולה, בעצמם ובלבד שגייסו תחילה תמיכה של שליש מן הדירות לפחות לעניין קיום האסיפה.
ישנן דרישות שונות שעליהן להתקיים כדי שאסיפת דיירים תיחשב חוקית וכדי שהחלטות שנתקבלו בה תהיינה ברות תוקף. אסיפה כזו יש לזמן תוך פרסום הודעה בעניין בדרך המקובלת (תליית מודעות במקומות מרכזיים בבניין כגון לוח המודעות, בלובי), מסירת הודעה כתובה לנציגי הדירות (בתיבות הדואר או ידנית), הודעה בקבוצת הוטסאפ של הבניין (החוק אינו מכיר בהודעה כזו כמספקת כאשר היא עומדת בפני עצמה בלבד אולם יש לה משקל כאשר בוצעה במקביל להודעות נוספות שנמסרו).
בהודעה אודות קיום אסיפת דיירים חוקית יש לפרט את הנושאים שיעלו בה על סדר היום. כך למשל אסיפת דיירים הנערכת כדי לאשר מסירת אחזקת הבניין לידי חברת ניהול מוכרחה להתחיל בהודעה מסודרת הנמסרת לבעלי הדירות והדיירים בדרכים המקובלות (לפי תקנון הבניין) ובה מפורט שעל סדר היום יעלה עניין זה.
החתמת דיירים על החלפת חברת ניהול
בדרך כלל ועד הבית יטפל בהעברת הטיפול באחזקה השוטפת ובצרכים חריגים לידי חברת ניהול, דוגמת האוס פלוס, המתמחה בהענקת שירותי ניהול איכותיים לבתים משותפים. באסיפת הדיירים אשר תכונס לצורך אישור העסקת חברת הניהול יפרטו נציגי הוועד את התהליך שביצעו כדי לבחור את החברה המתאימה ביותר ומדוע החליטו לבסוף להמליץ לבחור בחברה המסוימת. לאחר אישור הנושא בהצבעה מוסמך הוועד להיקשר חוזית עם חברת הניהול. לעיתים קורה שבמשך הזמן יסתבר שחברת הניהול שנבחרה אינה מספקת מענה ברמה משביעת רצון. במקרים כאלה יהיה צורך לפעול להחליף את חברת הניהול. חשוב לדעת שמרגע שעניין מסירת ניהול הבניין לידי חברת ניהול אושר בהצבעה באסיפת דיירים אין הכרח לכנס אסיפה מיוחדת כדי להחליף את חברת הניהול. ועד הבית רשאי לערוך מכתב מסודר ובו מתוארות הסיבות למהלך, באלו דברים נכשלה לכאורה חברת הניהול, מדוע החברה החדשה צפויה להעניק שירות טוב יותר וכד'. את המכתב יש להעביר לנציגי כול הדירות (בעלי הדירות או דיירים שקיבלו מבעלי הדירות ייפוי כוח מתאים), מרגע שלפחות שני שליש מן הדירות מביעות, בדרך של חתימה על המכתב, הסכמתם למהלך, מוסמך ועד הבית להודיע לחברת הניהול הישנה על הפסקת ההיקשרות עמה ולחתום על חוזה מול חברת הניהול החדשה.
פירוט תשלומים חצי שנתי של הדיירים
דו"ח הכנסות והוצאות הוא אחד הרישומים החשובים שיש לערוך בכל הקשור לכספים הנגבים מדירות בבית משותף כדמי ועד בית, כמו גם סכומים הנגבים בנוסף לדמי הוועד הרגילים (לצרכי מימון פרויקטים מיוחדים, כאלה החורגים מפעילות האחזקה השוטפת).
גזבר ועד הבית הוא האחראי לניהול רישום כזה. בבתים משותפים שאחזקתם נמסרה לידי חברת ניהול מקצועית החברה תיקח על עצמה גם את נושא גבית דמי ועד הבית וניהול רישום מסודר בנוגע לכספים שנתקבלו מכל דירה והסכומים ששולמו מחשבון בנק ועד הבית.
בבתים משותפים שניהולם נמסר לידי חברת ניהול מקצועית התשלומים החודשיים מחשבון בנק ועד הבית יהיו עבור שירותי הניהול הכוללים, ללא פירוט סכומים עבור גינון, אחזקת מעלית, ניקיון וכד'.
חשוב לדעת שניהול פירוט תשלומים נפרד עבור כל דירה בבניין הוא חשוב כדי למנוע עימותים בין מי שסבורים שישנם דיירים המתחמקים מתשלום בעוד שהם עצמם נאלצים לשאת במלוא הנטל. ניתן לערוך רישום חצי שנתי ולפרסם אותו ברבים בתום כל חצי שנה קלנדרית כך שניתן יהיה להיווכח שכולם שילמו סכומים דומים ואין מי שזוכה מן ההפקר.
חברת האוס פלוס, House Plus, מתמחה בהענקת שירותי ניהול כוללים לבתים משותפים. עבור ועד בית, בעלי דירות ודיירים בבניין שניהולו נמסר לידינו אנו מהווים הכתובת לכל עניין הקשור באחזקה שוטפת של אזורים ומתקנים משותפים בבניין כמו גם עבור נושאים חריגים (צורך לתקן תקלה בצנרת מים בגינה, רצון לבצע שיפוץ בלובי, הצעה להתקין שער אוטומטי בכניסה לחניה ועוד). לנו בהאוס פלוס ניסיון עצום המבטיח יכולת להתמודד עם כל צורך באופן יעיל, מהיר וחסכוני, תיעוד מפורט ושימוש בטפסים מתאימים הם חלק בלתי נפרד משגרת העבודה.
עבור בניינים שניהולם נמסר לידינו אנו עורכים תיקי בניין מסודרים בהם מתויק כל מסמך רלוונטי, כולל פרוטוקולים של אספות דיירים, דו"ח הכנסות והוצאות ועד בית, עותקי מכתבי התראה שנמסרו לבעלי דירות או דיירים, דוח הכנסות והוצאות (כולל חשבוניות מבעלי מקצוע), פירוט תשלומים שנתי של כל דירה, עותקים מייפויי כוח שבעלי דירות בבניין העניקו לדיירים ועוד.
אתם מוזמנים לפנות אלינו בכל עניין הקשור בניהול בתים משותפים. נשמח לענות על שאלות, לספק ייעוץ, למסור מידע מהימן (כולל נוסחים לדוגמא של טפסים רלוונטיים) ועוד. עבור בתים משותפים המעוניינים למסור את ניהולם השוטף לידי חברת ניהול נשמח לערוך הצעת מחיר מפורטת שתיתן מענה מושלם לצרכיו הייחודיים של הבניין. אנו מספקים שירות מקצועי ברמה הגבוהה ביותר ובמחיר משתלם.
