ניהול ואחזקת משרדים

בעשור האחרון התרבו אזורי המסחר ובהם גם מתחמי המשרדים, הכוללים מגדלים, בנייני יוקרתיים, חללים משותפים וקומפלקסים ייעודיים. על מנת לשמור על איכותם הגבוהה של מתחמים אלו ועל תדמיתם בעיניי בעלי המשרדים ולקוחותיהם, נוצר סטנדרט גבוה ביותר הן מבחינת נראותם של מתחמים אלו והן מבחינת התחזוקה. לשם השמירה על סטנדרט זה, הוקמו חברות ניהול ותחזוקת משרדים.

מתחמי המשרדים בימינו כוללים משרדים רבים, קומות מרובות, חללים משותפים, אזורים ציבוריים ובהתאמה גם כוללים בשטחם מערכות מגוונות, אמצעי בטיחות וביטחון, תשתיות ועוד. כל אלו, דורשים טיפול שוטף, תחזוקה, ניקיון, תיקונים, טיפולים מונעים, פיקוח וביקורות.

כמו כן, מכיוון שמדובר בריבוי עסקים שונים, המנוהלים על ידי בעלים שונים, ישנו צורך בגוף שיטפל גם בנושאים המנהליים, האדמיניסטרטיביים והפיננסיים, הנוגעים לשימושם של העסקים במשרדים ובחללים הנמצאים במתחם.

חברת ניהול משרדים – למה כדאי?

חברת ניהול הינה חברה העוסקת בטיפול וניהול צרכי הבניין ודייריו, בתמורה לעמלה הנקבעת מראש. פעילותן של חברות אלה נפוצה מאד בקרב מרכזי מסחר ובנייני משרדים, בהם יש צורך בגוף שירכז את כל הנושאים הדורשים טיפול במתחם ויוודא שאכן טופלו, שיהיה אחראי על הקשר עם כל אחד מהעסקים והחברות ועל התיאום ביניהן בעניינים הדורשים זאת, שייתן מענה לפניותיהם ולשאלותיהם בנושאים הקשורים למתחם וכמו כן, שיפקח על הטיפול הראוי בכל נושאי התחזוקה, הביטחון והניקיון על ידי הממונים על כך. בהתאם להגדרת תחומי האחריות, אחראית חברת הניהול גם על כוח האדם ועל קבלני המשנה המועסקים לצורך הטיפול בענייני הבניין ועל גביית התשלומים הרלוונטיים (כדוגמת דמי הניהול) מדיירי המתחם.

חברת אחזקה הינה חברה האחראית על התחזוקה השוטפת של המתחם. בניינים ומתחמים מרובי משרדים וחללים דורשים תחזוקה יומית של כלל המערכות, התשתיות והמתחמים. התחזוקה כוללת טיפול של אנשי מקצוע ייעודיים במערכות החשמל, מערכות המים, ביטחון ובטיחות, ניקיון, עמידה בתקנים, תיקוני תקלות, בעיות ונזקים וכו'.

כיום, ישנן חברות רבות אשר מרכזות את מגוון השירותים של ניהול ואחזקה תחת קורת גג אחת ובעצם מאפשרות ללקוחותיהן ליהנות מגוף מקצועי המטפל בכל נושאי התחזוקה למיניהם ובמקביל מרכז את נושאי הניהול. כך, השימוש בחברות הניהול והאחזקה מפנה לבעלי ומנהלי העסקים את מלוא הזמן לטיפול בענייניהם ומייתר את הצורך בבזבוז זמן ומשאבים על התעסקות בתחומי המבנה ותחזוקתו, אשר יכולה לעיתים להיות מורכבת ובעייתית.

חברת House Plus מתמחה במתן שירותי ניהול ואחזקת משרדים מקיפה, תוך התאמת השירותים לצרכי העסקים, למאפייני המבנה ולדרישות הלקוחות. החברה מציעה את מכלול השירותים הנדרשים לתחזוקה ראויה של הבניין, לתפעול כלל אנשי המקצוע הייעודיים הנדרשים במתחם, לניהול תקין ושקוף של הפעילות ולמתן מענה מידי לבעלי העסקים במתחם, לכל שאלה או בקשה ובכל עת.

אחזקת בניין משרדים מול תחזוקת משרד בודד

הצורך בחברת ניהול ותחזוקת משרדים אינו הכרחי תמיד ועולה בהתאם לסוג העסק ופעילותו. כאשר מדובר בעסק שרוב פעילותו וירטואלית, שאינו מקיים אינטראקציה ישירה עם קהל ולא מחזיק חלל גדול ומרובה חדרים לפעילותו, לא קיים צורך בשימוש בחברת ניהול ואחזקה. במקרים אלו, יכול לבעל העסק לטפל באופן עצמאי בתחזוקה השוטפת ובמידת הצורך להזמין בעל מקצוע ספציפי לטיפול בבעיות שעולות. באופן זה נחסכות מבעל העסק הוצאות מיותרות על שירות שוטף שאינו הכרחי (זמינות בעלי מקצוע לטיפול בבעיות, ניקיון יומיומי, בדיקת תקינות מערכות, אבטחה וכו').

כשמדובר במשרד בודד המתפרש על שטח נרחב, בו ישנה פעילות רבה, קבלת קהל ומספר חללים, יכול בעל העסק להעסיק עובדי אחזקה וניקיון בהתאם לצורך, גם אם מדובר בצוות מצומצם ובמספר שעות מועט בכל יום, אך עלויות שירותים אלו עשויות להכביד לעיתים על העסק.

לעומת זאת, כשמדובר בעסק גדול, הכולל מספר משרדים או מתחם נרחב, המצריכים נוכחות קבועה של אנשי אחזקה וניקיון, השימוש בחברת ניהול ואחזקה עשוי לחסוך בעלויות אנשי המקצוע ואף לאפשר מענה טוב יותר לצרכי העסק, מבחינת זמינות אנשי המקצוע, מבחינת איכות השירות הניתן ומבחינת הפיקוח על פעילותם של נותני השירות.

בבנייני משרדים, כאשר שירותי התחזוקה והניהול מוצעים לכל העסקים הנמצאים במתחם, הם ניתנים בסכום חודשי קבוע ומאפשרים לבעלי העסקים ליהנות מטיפול שוטף בכל בעיה ובכל עת, כמו גם מהשירותים הקבועים ובהם ניקיון, אבטחה, טיפול במערכות הבניין, טיפול בתחום כיבוי האש ועוד. במקרה זה, השימוש בחברת הניהול והאחזקה הינו כלכלי ומשתלם עבור המשרדים השונים, שכן עלויות אנשי המקצוע המתחזקים את הבניין נחלקת בין כל דייריו והטיפול נעשה על ידי צוות קבוע, המכיר את הבניין ומערכותיו ומפוקח בעבודתו על ידי חברת הניהול.

שימוש בחברת ניהול ואחזקה חיוני כאמור במתחמי משרדים ועסקים, מעניק לבעלי המשרדים שירות ותמיכה מקצועיים ומייתר עבורם את הצורך בהשקעת משאבים, אנרגיה, העסקת צוות אחזקה ואנשי מקצוע ומאפשר להם להתרכז בניהול וטיפול בעסק עצמו.

ניהול ואחזקת משרד בודד

בעלי משרדים המעוניינים להקדיש את זמנם בפעילות העסק בלבד, ללא כל צורך בהתעסקות בענייני ניקיון, אחזקה, הדברה, תיקונים ותפעול אנשי מקצוע, נוהגים להיעזר בחברת ניהול ותחזוקה.

במקרים אלו, חברת הניהול והתחזוקה בונה חבילת שירות בהתאמה אישית (Tailor Made), שמטרתה לתת כיסוי שירותי לצרכי המשרד:

• שירותי ניקיון – אנשי הניקיון מגיעים למשרד באופן קבוע, בימים ובשעות שנקבעו, בהתאם לאופי פעילות המשרד, גודלו, היקף הניקיון הנדרש ומטלות הניקיון המבוקשות.
• תחזוקה שוטפת – בהתאם לצרכי המשרד, מבוצעות עבודות ובדיקות תחזוקה באופן שוטף (תאורה, חשמל, מיזוג, תשתיות וכו'), למטרת שימור תקינות המערכות במשרד וכטיפול מונע.
• תיקונים ומענה בחירום – אחד השירותים הנפוצים והנדרשים הוא מתן מענה לקריאות הנוגעות לתיקוני תקלות ובעיות ומתן מענה חירום מידי במקרים של בעיות חריגות. שירות זה מעניק לבעל העסק שקט רב, ביודעו כי עומד לרשותו איש מקצוע לטיפול בכל תקלה או בעיה ובכל עת.

חברת House Plus מציעה שירותי ניהול ואחזקה למשרדים פרטיים ומבחר חבילות שירות, המיועדות למגוון העסקים ובכלל התחומים הפועלים במשק.

 

ניהול ותחזוקת בנייני משרדים

חברת הניהול והתחזוקה מציעות מגוון רחב ביותר של שירותים, הניתנים בהתאם לאופי המתחם, מאפייני ונתוני הבניין, התקנות הקבועות בחוק, דרישות העסקים והתקציב:

נראות הבניין – לנראות השפעה ישירה על תדמית ומיצוב העסקים בו. משרדים ועסקים הנמצאים במתחמים מטופחים ושמורים נתפסים בעיניי המבקרים בהם בהתאם. בעלי עסקים מתחומי עיסוק יוקרתיים אינם יכולים להתפשר על משרדים ברמות תחזוקה וניקיון פחות ממושלמות. תפקידה של חברת ניהול ותחזוקת בנייני משרדים לוודא כי רמת הנראות הינה גבוהה ביותר ובאופן התואם את המוניטין והסטנדרט של החברות הנמצאות בבניין.

תחזוקת המבנה – כל מבנה דורש טיפול שוטף הכולל תיקונים, איתור בעיות תחזוקה ותשתיות, טיפול בבעיות ותקלות, עבודות צבע, תיקונים, טיפול בבלאי וכל פעילות נוספת הנדרשת לשמירה על תקינות המבנה (מבחוץ ומבפנים), מערכותיו ותשתיותיו.

התחזוקה השוטפת כולל טיפול במגוון מערכות ובהן: מערכות אוורור, מיזוג, משאבות, גנרטורים, מערכות סולאריות, מערכות אינסטלציה ומים, מערכת כיבוי אש, מערכות אבטחה ועוד.

התחזוקה מתבצעת בכל רחבי המתחם ומתקניו, לרבות באזורי החניון, גג, לובי, חצרות וכו'.

פעילות פיקוח ובקרה – מכיוון שרוב בעלי המקצוע שייכים לחברת האחזקה, היא זו שמבצעת בקרה ופיקוח מלאים אחר פעילותם. באופן זה, ניתן לוודא כי המטלות השוטפות מבוצעות כנדרש וכמו כן, במקרי חירום, ניתן ביתר קלות להשיג את אחד מבעלי המקצוע באופן מידי, ישירות באמצעות חברת האחזקה.

בטיחות – חברת הניהול ותחזוקת המשרדים מספקת למתחמים הנעזרים בשירותיה את כל הנדרש מבחינת תקני ודרישות הבטיחות: תקנות כיבוי אש (ואחריות על קיום הדרכות תקופתיות), הצפות, תקינות דרכי מילוט, תאורות חירום, גנרטורים, מעליות (בדיקות תקופתיות ואחריות על קיום הדרכות חילוץ ממעלית), מרפסות וגג וכו'.

טיפול מונע – חברות מקצועיות בעלות צוות עובדים מקצועי ומיומן מאפשרות ללקוחותיהן ליהנות מטיפול מונע. היכרות המערכות השונות על ידי בעלי המקצוע, כמו גם ניסיונם של עובדים אלו, עשויים במקרים רבים לסייע לאתר בעיות בהתהוות ולפעול למניעתן מראש. כך, נחסכת מבעלי המשרדים ההתעסקות עם בעיות ואף נוצר חיסכון בהוצאות מיותרות על תיקונים.

טיפול במערכות חשמל – מערכות החשמל דורשות טיפול של בעלי מקצוע מורשים, בעלי תעודות מקצוע והסמכה מתאימה, המוכשרים לטפל בהן. חברות ניהול מעסיקות בעלי מקצוע המוכשרים לתחום זה ומסוגלים להתמודד עם כל בעיית חשמל, לתת מענה מהיר, לאתרה ולתקנה. כמו כן, אחראית החברה לביצוע בדיקות תקופתיות הנדרשות ללוחות החשמל במתחם.

טיפול במערכות גילוי וכיבוי אש – מערכות וציוד כיבוי האש הפזורים ברחבי הבניין, דורשים בדיקות תקופתיות ובחינת תקינות, על מנת לוודא את כשירותם בשעת שריפה. כחלק מפעילות השוטפת של חברת ניהול ואחזקה למשרדים, מוודא הממונה על כך מטעם החברה כי כל הציוד והמערכות כשירים וכי עומדים בכל התקנים והדרישות של גופי הכיבוי.

ניקיון – שירותי הניקיון המבוצעים על ידי חברת האחזקה במתחם, נעשים על בסיס יומי ולאורך היום, כך שלבעלי המשרדים מובטחת פעילות בסביבה נקייה ומטופחת. שירותי הניקיון כוללים שטיפת וניקיון הלובי, המעברים, חדרי המדרגות, שטחים ציבוריים, מעליות, חלונות, שירותי פוליש ווקס וכו'. הניקיון מבוצע הן על ידי העובדים והן באמצעות ציוד ייעודי המבטיח רמת ניקיון גבוהה.

שמירה – אחד היתרונות הנוספים בשימוש בחברת ניהול ואחזקה למשרדים הינו איוש תפקידי קבלה ואבטחה. בין אם מדובר בפקיד קבלה המקבל את פני המגיעים למתחם המשרדים ומפנה אותם ליעדם ובין אם באנשי אבטחה הבודקים את הנכנסים והמסיירים במתחם, מדובר בשירות המשדרג באופן משמעותי את איכות המתחם ואת תדמית המשרדים והעסקים הנמצאים בו.

שירותי הדברה וריסוס – כחלק מהדאגה לרווחת העסקים במתחם, מוטלת על חברת הניהול ותחזוקת המשרדים גם האחריות לביצוע הדברה וריסוס תקופתיים, למניעת נוכחותם של מזיקים למיניהם ברחבי המתחם. ההדברה מבוצעת באופן תקופתי ובאופן ייעודי למזיקים הרלוונטיים ולאזורים המהווים מוקד פוטנציאלי לכניסת והתנחלות מזיקים.

ניהול כוח אדם בבניין משרדים

ניהול והפעלת כוח אדם וספקי שירות חיצוניים – השימוש בחברת ניהול ואחזקה מייתר עבור העסקים הנמצאים במשרד את הצורך בהתעסקות בכל הנוגע למציאת נותני שירות ובעלי מקצוע חיצוניים, הנדרשים לטיפול וביצוע עבודות שוטפות, באירועים חריגים ובבעיות ותקלות מזדמנות. לחברת הניהול ישנם קשרים על נותני שירות בכלל התחומים ובכך מתאפשר מתן מענה שוטף ומידי לכל צורך שעולה, גם כשמדובר בשעות חריגות ובאירועים שאינם צפויים.

מתן שירות לדיירי המתחם – מתחמי משרדים כוללים עסקים רבים ובהתאמה גם דיירים רבים עם צרכים מגוונים ביותר. ניהול בניין משרדים כרוך במתן מענה לפניות הדיירים ובהתקשרות יומיומית עמם, לרבות בשבתות וחגים ובשעות לא שגרתיות. חברות הניהול מקצות מנהלים מקצועיים, בעלי תודעת שירות, הזמינים וקשובים לדיירי המתחם ובקשותיהם. זמינות זו הינה אחד היתרונות המשמעותיים ביותר בקבלת שירות מחברת ניהול ותחזוקה למתחמי משרדים.

​מעבר לכל אלו, ישנו ערך מוסף רב גם בשירותי הניהול עצמם הניתנים על ידי החברה. שירותי ניהול אלו כוללים בין היתר את הפעולות הבאות:

• ניהול כספי – ניהול הכספים והתקציבים הנוגעים להוצאות התחזוקה והתפעול של הבניין והגשת דוחות מסודרים בשקיפות מלאה על כל תנועת הכספים. כמו כן, חתירה לחיסכון בעלויות וייעול תהליכים לטובת צמצום ההוצאות הקבועות והמשתנות.
• חוזים והסכמים – טיפול בכל הנוגע להסכמים, חוזים, התחייבויות והתקשרויות של הבניין מול גופים חיצוניים ובכללם הרשויות ונותני שירות למיניהם.
• ביטוחים – טיפול בכל נושאי ביטוחי המבנה וביטוחי צד ג' הנדרשים.
• פיקוח וליווי פרויקטים – פיקוח על עבודות ופרויקטים נדרשים או יזומים במתחם, ייעוץ לגבי פרויקטים הנוגעים מבנה ולתשתיות, ייעוץ וליווי טכני והנדסי וכו'.

 

שירותי ניהול משרדים – הפתרון האידיאלי למתחמי עסקים

מגוון השירותים הנ"ל, המסופקים על ידי חברות ניהול ואחזקה, מאפשרים לשמור על תקינות המבנה, על עמידתו בסטנדרטים גבוהים מבחינת תחזוקה ונראות ומאפשרים לעסקים בו פעילות רציפה, במינימום תקלות, ללא כל צורך בהתעסקות בעניינים שאינם נוגעים לעסקיהם ובתנאי עבודה אופטימליים.

אין ספק כי לחברות ניהול ואחזקה למשרדים, ישנו ערך רב עבור העסקים הנעזרים בהן ובהתחשב בעובדה כי עלות שירותיהן נחלקות בין כלל העסקים במתחם, מדובר בהשקעה כדאית ביותר המעניקה לעסק תועלת רבה.

חברת House Plus הינה חברה וותיקה ומקצועית המספקת שירותי ניהול ותחזוקת משרדים ומתחייבת למתן שירות איכותי, אישי ומקצועי. לחברה מגוון אנשי מקצוע וותיקים ומנוסים, המעניקים ללקוחות החברה שירות שוטף ונותנים מענה מידי לכל צורך ובעיה, תוך שיתוף הלקוחות בפעילות המבוצעת ובשקיפות מלאה.

חבילת השירות של חברת House Plus נבנית בהתאם לצרכי העסק ולדרישות הלקוח, על מנת להבטיח מתן מענה מקיף לכל צרכיו ולאפשר לבעליו להתרכז בניהול העסק בלבד. צוות החברה זמין בכל שעה וישמח להזמינכם לפגישת היכרות ולהתאים עבורכם את חבילת ניהול ותחזוקת המשרדים המושלמת עבורכם.